Dokumentationen bilden eine Grundlage für professionelles Handeln in der Kindertageseinrichtung und tragen maßgeblich zur Erfüllung

• des Bildungs- und Erziehungsauftrages und
• der gesetzlichen Pflichten im Arbeits- und Gesundheitsschutz bei.

In Kindertageseinrichtungen werden Träger, Leitung und pädagogische Fachkräfte in vielfältiger Hinsicht aufgefordert, Sachverhalte zu dokumentieren.

Diese Aufforderungen ergeben sich aus Gesetzen, Verordnungen, Unfallverhütungsvorschriften sowie bundesländer- und auch trägerspezifischen Vorgaben. Dokumentationen können in herkömmlicher Art (z. B. auf Papier) festgehalten werden, vermehrt erfolgt dies auch in digitaler Form.

Zentrale Bedeutung bei all den verschiedenen Dokumentationsformen haben die Anforderungen an die sichere Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Grundlage hierfür bildet die seit 25. Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Dokumentationspflichten und konkrete sichere Datenschutzlösungen liegen in der Verantwortung des Trägers der jeweiligen Kindertageseinrichtung.

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Im Folgenden werden beispielhaft und anschaulich Themenfelder aufgelistet, die personenbezogene Daten enthalten, zu denen eine Dokumentation unerlässlich ist und die hinsichtlich des Datenschutzes schützenswert zu behandeln sind:

• Arbeitsmedizinische Vorsorgekartei
  Träger müssen eine Vorsorgekartei mit Angaben führen, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge für Beschäftigte stattgefunden hat. Die Angaben der Vorsorgekartei sind grundsätzlich bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber der betroffenen Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben auszuhändigen.
• Bildungs- und Entwicklungsdokumentationen 
  Die Dokumentation einer kindorientierten Entwicklungs- und Bildungsbegleitung erfolgt vor allem nach dem täglichen wahrnehmenden Beobachten des Kindes. Diese Erkenntnisse werden in Beobachtungs- und Entwicklungsbögen erfasst. Entwicklungs- und Bildungsdokumentationen dienen der Transparenz und erleichtern die Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren, wie Träger, Personal, Elternschaft und externen Stellen, z. B. dem örtlichen Jugendamt oder dem zuständigen Landesjugendamt. Zudem dient diese Form der Dokumentation nicht zuletzt auch der Sicherheit der betreuten Kinder, da die Aktivitäten und Fördermöglichkeiten dem individuell ermittelten Entwicklungsstand angepasst werden können.
  Entwicklungs- und Bildungsdokumentationen sowie die Weiterleitung dieser Daten an Dritte (z. B. eine Grundschule) setzen die schriftliche Zustimmung der Eltern voraus. Die Eltern sind darauf hinzuweisen, dass sie ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
  Endet die Betreuung eines Kindes in der Kindertageseinrichtung, wird die Entwicklungs- und Bildungsdokumentation den Eltern ausgehändigt (vgl. § 18 Abs. 1 und 2 Kinderbildungsgesetz NRW).
• Gefährdungsbeurteilung
  Ein zentrales Element des Arbeits- und Gesundheitsschutzes stellt die Gefährdungsbeurteilung dar. Diese besteht aus einer systematischen Feststellung und Bewertung von relevanten Gefährdungen für das Personal und die Kinder. Innerhalb der Dokumentation werden zur Beurteilung und Festlegung von Maßnahmen auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse festgehalten.
• Medikamentengabe

  Kinder mit chronischen Erkrankungen, z. B. Allergien, Epilepsie, Diabetes, können auf eine regelmäßige Einnahme von Medikamenten angewiesen sein.
  Eine Kindertageseinrichtung, die diese Medikamentengabe unterstützt, kommt somit auch in den Besitz von vertraulichen Daten. Informationen über die Erkrankung des Kindes, ärztliche Verordnungen, die Art der Medikation und die Medikamenten-Einzelgaben liegen vor.

• Notfälle
  Der Träger hat Vorkehrungen zu treffen, dass alle Personen, die einer unmittelbaren erheblichen Gefahr ausgesetzt sind oder sein können, möglichst frühzeitig über diese Gefahr und die getroffenen oder zu treffenden Schutzmaßnahmen informiert sind.
  Schutzmaßnahmen zur Gefahrenabwehr, Personenrettung und Schadensbegrenzung sind im Vorfeld festzulegen. Hierzu werden Notfallpläne aufgestellt, die unter anderem auch Daten der zu beteiligenden Personen, z. B. private Rufnummern, enthalten können.

• Unfälle
  Arbeits- und Wegeunfälle der Beschäftigten und Unfälle der Kinder sind zu dokumentieren. Bei leichteren Unfällen wie z. B. Schnitt- und Schürfwunden werden der Unfallhergang und die Erste-Hilfe-Leistungen z. B. in einem Meldeblock erfasst.
  Bei schwereren Unfällen dient eine Unfallanzeige zur Dokumentation, die digital über das Serviceportal der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e.V. (DGUV)erstellt werden kann:
  • Bei Kindern, bei denen nach einem Unfall ein Arztbesuch erforderlich ist, muss eine Unfallanzeige erstellt werden. 
  • Für Beschäftigte, die in Folge des Arbeits- oder Wegunfalls mit einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als 3 Kalendertagen ausfallen, muss eine Unfallanzeige erstellt werden.
• Falls die verunfallte Person nicht kommunal beschäftigt ist, wird der Unfall der zuständigen Berufsgenossenschaft gemeldet. In der Regel ist dies die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege.

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Die bei den verschiedenen Dokumentationsformen verarbeiteten personenbezogenen Daten müssen vor Missbrauch geschützt werden. Das bedeutet, dass diese gegen den Zugriff Unbefugter zu sichern sind.
Eine Weiterleitung personenbezogenen Daten an die Beschäftigten darf nur dann erfolgen, wenn eine Einwilligung der Beteiligten vorliegt und die Beschäftigten die personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung benötigen.

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Stellen außerhalb der Kindertageseinrichtung darf nur dann erfolgen, wenn es das Gesetz erlaubt oder eine Einwilligung der Beteiligten vorliegt.

Falls doch einmal Daten in die Hände falscher Personen gelangt sind, findet man weiterführende Informationen zum Vorgehen und zusätzliche Hilfestellungen auf der Internetseite „Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI)“.